Vær præcis, når du vælger dine ord – nogle ord er farlige
Det er vigtigt, at du skriver præcist, entydigt og udtømmende. Du skal være præcis, når du vælger dine ord. Du skal altså huske at få alle væsentlige oplysninger med, og du skal undgå at virke tvetydig. Din læser skal kunne forstå, hvad du skriver, uden at komme i tvivl om, hvad du mener.
Nogle ord er faktisk farlige at bruge
Du skal kun skrive om det, som modtageren har behov for at vide. Du skal altså ikke bare skrive om det, du selv synes, er mest interessant. Det er vigtigt, at du ser teksten fra modtagerens synspunkt. Og du går efter at vælge de ord, der er præcise for modtageren. Ord, som ikke forvirrer eller generer modtageren.
Få alle væsentlige oplysninger med
Du skal altid prøve at sikre dig, at modtageren får de informationer, hun har brug for. På den måde er du præcis, når du vælger dine ord. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, hvilket fokus din tekst har. Her er det en god ide at anvende hv-ord for at sikre, at du har fået alt det med, som du skal bruge. Og hvilke ord er hv-ord? Det er ord som: hvem, hvad, hvor, hvornår, hvordan, hvor længe og hvorfor.
Når du skal indkalde til et møde, kan du sikre dig, at du har fået alle oplysninger med ved at bruge hv-ordene: Hvem skal deltage i mødet, hvad drejer mødet sig om, hvor skal mødet foregå, hvornår skal det foregå, hvordan skal det foregå, hvor lang tid forventer du, at mødet tager, og ikke mindst hvorfor skal der i det hele taget afholdes et møde?
Vær præcis, når du vælger ord
Prøv at være opmærksom på præcisionsgraden, når du skriver. Hvad der er den rigtige præcisionsgrad, afhænger fuldstændig af din modtagers behov. Hvad skal hun bruge oplysningerne til? Skal hun kunne få et smartboard til at virke? Eller skal hun have en grundig indsigt i og viden om, hvordan et smartboard er konstrueret?
Undgå tvetydige ord og udtryk
Det modsatte af at være præcis, når du vælger dine ord, er at bruge ord og udtryk, der er tvetydige. Det vil sige, at modtageren kan forstå dem på flere måder. Du skal være opmærksom på, at du ikke utilsigtet kommer til at virke tvetydig, så forvirrer du let din modtager, ja du risikerer også at blive til grin.
Chefen anklagede hårdnakket den nye konsulent for at have læst sine mails i flere timer hver dag. Hvem tilhører de e-mail, der er blevet læst? Er det chefens mail, som konsulenten har læst? Eller har konsulenten blot brugt lang tid på at læse sine egne mails? Uanset om du kan reglerne for, hvordan man bruger hans og sin eller ej, vil du næsten altid blive misforstået, når du kaster dig ud i formuleringer som i dette eksempel.
Tvetydige ord kan være farlige at bruge
Tilsigtet tvetydighed ser man derimod tit, fx i reklamer. Her er man bevidst ikke præcis, når man vælger sine ord. Når man skriver reklameslogans, er man tit på jagt efter iørefaldende tvetydigheder. Fx et slogan som: Parkering? Det ordner vi hen ad vejen. (En reklame fra en bus, der netop handler om at få folk til at køre med bus i stedet for i privatbil). Den slags udtryk får læseren til at stoppe op og tænke over udtrykket. Det samme opnår malerfirmaet Flügger, når de skriver således: Du bliver ikke skuffet i en reklame for maling til kommoder.
Også i avis- og ugebladsoverskrifter arbejder journalister bevidst med den slags tankevækkende udtryk. Her er endnu et eksempel: Lykke alle vegne. Overskriften dækker over en lille notits om den danske topmodel Lykke May Andersen, som har stor international succes.
Af og til ser man også bogtitler der leger med tvetydighed. Fx findes der en skrivehåndbog for forsikringsfolk, der har titlen Skriv sikkert. Når man sælger forsikringer, sælger man jo netop sikkerhed, og bogens ærinde er at lære forsikringsfolk at udtrykke sig mere klart og sikkert, når de skriver til kunderne.
Gummiudtryk kan gøre mere skade end gavn
Du skal også være på vagt over for ”gummiudtryk”. Det er fx udtryk som: på sigt (er det på kort eller langt sigt?) og et passende antal prøver (er det 2 eller 200 prøver? Og passende for hvem?). Andre gummiudtryk er vendinger som: i rimeligt omfang (rimeligt for hvem? Dig selv eller din modtager?) og snarest muligt (er det om to dage eller om en måned?).
Sådanne udtryk er upræcise, men også svære at undgå fuldstændigt. Hvis du overhovedet kan, så prøv at erstatte dem med mere præcise udtryk. Vær præcis, når du vælger dine ord. Omvendt kan du naturligvis godt være i en situation, hvor du bevidst ønsker at være upræcis, men det er straks noget helt andet! Du skal i øvrigt passe på med at være upræcis, for du risikerer let, at din modtager bliver irriteret og tænker: Hvad mener hun egentlig med den her tekst?
