Skrive overskueligt – hvordan gør man det?

Sørg for, at din tekst er overskuelig og let at finde rundt i. Din modtager skal hurtigt kunne få overblik over teksten, og derfor er det vigtigt at bruge overskrifter, afsnit og punktopstillinger. Din tekst bliver på denne måde nemmere at læse og nemmere at navigere rundt i.

Overskrifter gør det nemmere at forstå det, du har skrevet

En overskrift har flere funktioner. Den skal fortælle præcist, hvad teksten handler om, og så skal den ikke mindst fungere som en appetitvækker. Overskriften skal fange modtagerens interesse og give hende lyst til at læse videre. Tænk derfor over indholdet i dine overskrifter, og prøv at gøre dem så præcise og dækkende som muligt.

Overskriften skal altid passe til indholdet af den tekst, den hører sammen med, ellers føler modtageren sig snydt. Hvis du har en lang tekst med en del afsnit, kan du desuden benytte dig af overskrifter til de enkelte hovedafsnit. Den slags overskrifter kaldes også for mellemrubrikker. Mellemrubrikker virker både som vejskilte og lokkemad. Som vejskilte viser mellemrubrikkerne din modtager rundt i teksten, mens de som lokkemad sørger for, at modtageren bliver ved med at læse.

Du skal ikke sætte punktum til slut i en overskrift. (Vi skrev ikke overskueligt her).

Et punktum antyder, at noget er slut, og du vil jo gerne have, at din læser giver sig til at læse din tekst. Man ser heller aldrig punktummer i avisoverskrifter eller i bogtitler – dog er det i orden at sætte spørgsmålstegn i overskrifter i bøger. En overskrift kan godt være for lang, så er den ikke overskuelig. Her kommer to eksempler. Den første er fra en ansøgning, og den anden er fra et brev til sygeplejeelever:

Nyuddannet kandidat (cand.polit.) på 25 med lyst og evne til at arbejde med kortlægning og udvinding geologiske ressourcer søger job.
 
Vedrørende eksamensopgave i anatomi og fysiologi for sygeplejestuderende på 3. år på Kommunehospitalets Sygeplejeskole, marts 2014.

Omvendt kan overskrifter også blive for korte:

Ansøgning
Sag 445678 676

Afsnit gør teksten mere overskuelig

Et afsnit kan markeres på to måder i teksten. Du kan enten springe en linje over, altså lave et linjebrud, eller også lave et lille indryk. Ved store afsnit springer du en linje over, og ved mindre laver du små indryk. Du skal ikke gøre begge dele på én gang. Bryder du dig ikke om de små indryk, så lad være med at bruge dem. Det er ikke forkert kun at markere afsnit med linjebrud.

Det må ikke være tilfældigt, hvordan du deler din tekst op i afsnit. Afsnittene skal gøre din tekst overskuelig. Du skal heller ikke bare lave nyt afsnit, hver gang dine sætninger slutter. Afsnit og punktum er ikke det samme! Derimod skal du bruge afsnit til at vise sammenhæng i din tekst. Det, der indholdsmæssigt hører sammen, skal også stå i samme afsnit. På den måde får du også variation i din afsnitslængde. Et afsnit signalerer også, at her skal modtageren holde en pause, før hun læser videre.

Ud over at inddele teksten efter indhold gør afsnit også noget andet ved din tekst. Når du laver afsnit, sker der det, at læseren især lægger mærke til de sidste ord i et afsnit og de første ord i det næste afsnit. Her har du altså chancen for at fremhæve nogle bestemte ord – at gøre dem mere overskuelige.

Derfor er det en god ide at sætte særlig vigtige sætninger allerførst eller allersidst i dine afsnit. På samme måde er det vigtigt, at du placerer konklusioner først eller sidst i dine afsnit.

Punktopstillinger kan gøre teksten mere overskuelig

En punktopstilling kan du bruge, når du ønsker at gøre din tekst mere overskuelig, og det gør du ved at dele den op i enkelte punkter.
Her er et eksempel på en vejledning i at skrive et CV (curriculum vitæ, også kaldet en dataliste):

Skriv en til to A4-sider med:
1. personlige oplysninger
2. uddannelse
3. ansættelser
4. efteruddannelse
5. sprog
6. it
7. fritid.

Her har vi brugt tal til at markere, i hvilken rækkefølge tingene skal nævnes i CV’et. Det gør informationerne overskuelige. I et CV er det ikke ligegyldigt, i hvilken rækkefølge de forskellige oplysninger kommer. Fx skal man ikke begynde med sine fritidsinteresser i et CV, men altid med personlige oplysninger.

I andre tekster er det ikke altid nødvendigt, at ens punkter kommer i en bestemt rækkefølge. Så kan du vælge at markere dem med tankestreger – eller med bullets (•). Du kan også helt lade være med at markere punkterne yderligere.

Huskeseddel til fredagsmøde:
Overhead  
Kuglepenne
Papir  
Kaffe og te.

Husk altid på, at det er vigtigt, at du skriver overskueligt. På den måde bliver din tekst mere læsevenlig.

Læs også: Effektiv information – hvordan?