Bliv bedre til skriftlig kommunikation
En ting er sikkert – alle kan blive bedre til at formulere sig. Vi håber, at denne artikel vil give dig nye og bedre skrivevaner, som vil gøre dig mere effektiv som afsender, og som samtidig vil gøre det sjovere at skrive.
Sæt sproget i fokus
De fleste firmaer vælger i dag at bruge meget store summer på reklame og marketing over for potentielle kunder, men glemmer til gengæld, hvor vigtigt det er at skrive i et enkelt og præcist sprog til dem, der allerede er virksomhedens kunder. Mange firmaer er dog efterhånden blevet mere bevidste om, at det kan betale sig at skrive til kunderne i et sprog, de forstår.
Sproget er et vigtigt konkurrenceparameter og bør derfor sættes i fokus af flere grunde. Internt er det vigtigt, fordi medarbejderne skal kunne kommunikere hurtigt og problemfrit med hinanden. Det er med til at skabe en god arbejdsplads, hvor man kan tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere. Eksternt er det vigtigt, at kunderne forstår, hvad man skriver til dem første gang, de læser teksten, og derved føler, at de bliver taget alvorligt.
Værktøjer til at skrive bedre
Sproget kan sættes i fokus på mange forskellige måder, blandt andet via sprogprojekter, skrivemanualer og kurser i skriftlig kommunikation. Uanset hvordan man vælger at gribe sagen an, skal det gøres med stor omtanke og pædagogisk indsigt. Når man ønsker at ændre andres måde at formulere sig på, bliver det nemlig let opfattet som noget meget personligt.
Det kan derfor være en god ide at benytte eksterne sprogkonsulenter, som ud over den pædagogiske indsigt og sproglige ekspertise har den fordel, at de ikke er inde i det specifikke fagområde. Derved får man luget ud i de indforståede fagtermer, som kunden tit har svært ved at forstå.
Hvert enkelt råd sætter fokus på et område, som du skal være opmærksom på, når du skriver:
10 råd, som gør dig bedre til skriftlig kommunikation
1. Vis, at din tekst er personlig. Brug personord, brug aktiv form, skriv venligt og imødekommende.
2. Gør dig forståelig. Brug ord, som din modtager kender godt, og er du i tvivl, så forklar dine ord og udtryk. Pas på med fremmedord og fagudtryk.
3. Vær præcis, når du vælger dine ord. Brug hv-tjekord for at sikre dig, at du får alle væsentlige oplysninger med. Undgå tvetydige ord, og vær opmærksom på præcisionsgraden i dit ordvalg.
4. Vær konkret. Pas på med abstrakte ord og sætningsord.
5. Del informationerne op. Skriv om én ting ad gangen, sæt punktum, pas på med indskudte sætninger, og opløs sammensatte ord.
6. Tænk på det talte sprog. Brug dit talesprog som udgangspunkt. Undgå ord, som du absolut ikke vil bruge, når du taler; de ord kalder man også for papirklicheer. Læs teksten højt for at høre, om den flyder.
7. Din tekst skal hænge sammen. Undgå telegramstil, og vær opmærksom på at bruge forbinderord.
8. Gør dit sprog levende. “Don’t tell it – show it”, det vil sige: Lad være med blot at fortælle, hvad der sker – vis det. Brug eksempler og sammenligninger.
9. Din tekst skal være let at finde rundt i. Brug overskrifter, afsnit og punktopstillinger.
10. En fejlfri tekst. Sprogfejl og tegnsætningsfejl må ikke forstyrre læseren som støj på linjen. Få nogen til at læse din tekst igennem.
Læs også: Hvordan skriver man overskueligt?
