Den gode rapport – sådan gør du
I en rapport samler og fremlægger man informationer om en bestemt problemstilling. Der skrives tonsvis af rapporter i det private erhvervsliv, i den offentlige administration og inden for forskningen.
Det er tit fagfolk, der skriver rapporter, og rapporterne skrives ofte til de mennesker, der skal tage beslutninger om de forhold, rapporten beskriver. Det kan være bestyrelser, foreninger, direktører, udvalg osv.
Man kan stille tre krav til en god rapport – lad os kalde dem for formelle krav
- Indholdet skal være fagligt relevant.
- Rapporten skal være let at læse og let at overskue for modtageren.
- Rapporten skal i sine beskrivelser af et projekt være saglig og neutral. Forfatterens holdninger kan komme til udtryk i særskilte afsnit, fx i konklusionen, og disse holdninger skal der naturligvis argumenteres for.
Den gode rapports tre hoveddele
En rapport består af tre hoveddele:
- Indledning med problemformulering.
- Redegørelse for og gennemgang af projektet.
- Konklusion, hvor forfatteren vurderer og perspektiverer resultaterne.
Disse tre hoveddele skal hænge så godt sammen som muligt, derved opnår man den mest læseværdige rapport. Den problemstilling, man opstiller i indledningen, skal altså forfølges gennem hele rapporten; dels i redegørelsen, dels i konklusionen. Derudover skal indledningen med problemformulering tydeligt afgrænse problemet, og indledningen skal også helst stille spørgsmål, som man ikke kan forvente, at modtageren på forhånd har svar på. Forfatteren skal selvfølgelig også argumentere for, hvorfor det er nødvendigt at få svar på lige netop det eller de spørgsmål, der bliver stillet i indledningen.
I redegørelsen skal forfatteren præsentere forskellige sider af sagen, der gør, at modtageren kan komme nærmere et svar på de spørgsmål, der er stillet i indledningen.
Det er vigtigt at fokusere på det centrale og at undgå lange snørklede udredninger i rapporten. Det kan imidlertid være svært helt at undgå snørklede udredninger, men sørg i det mindste for, at de kommer efter, du har skrevet det centrale og vigtigste.
I konklusionen vurderer forfatteren rapporten; det vil sige, at modtageren her skal kunne læse, hvad man kan lære af redegørelsen. Man konkluderer og samler op på rapporten og svarer på de spørgsmål, man har stillet i indledningen.
Hvad skal rapporten bruges til?
Hvilken løsning giver rapporten på problemet? Er der kommet nye nyttige oplysninger frem? Hvad kan resultaterne af rapporten bruges til? Det sidste spørgsmål viser fremad og perspektiverer derved rapportens resultater. Det er vigtigt, at konklusionen i den gode rapport også indeholder en sådan perspektivering, hvor forfatteren vurderer situationen og giver forslag til videre handling.
Hjælp til læseren – det er måske rapportens vigtigste krav
Selvfølgelig er det væsentligste i en rapport det faglige indhold i de tre hoveddele, men husk på, at rapporten også skal være nem at læse for modtageren. Derfor skal rapporten – ud over de tre hoveddele – bestå af en række småafsnit, som gør det nemmere for læseren at finde rundt.
En god rapport kan indeholde få eller mange småafsnit:
- forside
- indholdsfortegnelse
- forord med læsevejledning
- resumé
- bilag
- noter
- ord- og tegnforklaring
- litteraturhenvisninger.
Forsiden skal udover titlen også indeholde forfatterens navn – ligesom man skriver den dato, rapporten bliver udgivet, og navnet på det firma eller den institution, man har skrevet rapporten for. Det er godt at have en illustration på forsiden; det kan være en tegning, et billede eller en grafisk illustration. Tit præsenterer en illustration bedre den gode rapport, end titlen gør det i sig selv.
Indholdsfortegnelsen giver en oversigt over, hvad rapporten indeholder; det vil sige de enkelte kapitler. I rapporter skal indholdsfortegnelsen være så detaljeret, at læseren hurtigt kan orientere sig og slå præcist op efter den.
Forordet er en slags brugsanvisning til selve rapporten. I forordet kan man kort beskrive rapporten – fortælle hvad forfatterens hensigt med rapporten er, hvem rapporten henvender sig til, og hvad modtageren kan bruge den til. I forordet kan man også have en læsevejledning, som kan være nyttig – specielt hvis det er en større rapport. I læservejledningen forklarer man, hvordan rapporten er bygget op, og hvordan modtageren kan vælge at læse rapporten.
Resumé er noget man specielt bruger i rapporter; det kaldes også for et abstrakt. Det placeres efter forord og indledning, og her opsummerer man rapportens vigtigste resultater. På den måde får alle de læsere, som måske ikke har en faglig interesse i rapporten, mulighed for at få et overblik over indholdet.
Bilag bruger man ofte i rapporter. Her placerer man det materiale, som ikke egner sig til at være med i selve rapporten, enten fordi det fylder meget, eller fordi det simpelthen ikke egner sig til at være med, fx hvis der er tale om tabeller, artikler, brochurer og lignende.
Bilagene skal ikke læses i sammenhæng med rapporten, men de fungerer som dokumentation for dét, der står i rapporten. Der skal henvises til alle bilag i rapporten, ligesom man skal forklare, hvorfor bilagene er med.
Har man mange bilag, kan en bilagsoversigt være nødvendig. Det er en indholdsfortegnelse over bilagene, hvor de er nummereret og har fået en overskrift hver.
Noter placeres efter bilagene eller nederst på siden. Noter er kommentarer til teksten, som man vælger at bringe separat, fordi de ikke umiddelbart passer ind i selve teksten. Noter er ikke specielt læservenlige, fordi de tvinger læseren til at forlade teksten for at læse noten. Derfor skal man passe på med ikke at overdrive brugen af noter.
Ord- og tegnforklaring kan være en stor hjælp for læseren, hvis rapporten fx er meget faglig og indeholder mange fagudtryk og specielle forkortelser. Et afsnit med ord- og tegnforklaring kan enten placeres sidst i rapporten eller forrest, enten på omslaget eller lige efter indholdsfortegnelsen.
Henvisninger i rapporter til bøger, tidsskrifter, aviser og til internettet
Litteraturhenvisninger hører som regel med til det at skrive en god rapport. Det er vigtigt, at oplysningerne er tilstrækkelige, så man uden besvær kan finde frem til de bøger eller artikler, der er brugt i rapporten.
Bøger
Husk altid forfatternavn(e), titel og årstal. Derudover kan du angive, hvilken udgave det er (ikke nødvendigt ved 1.-udgaven), hvilken by bogen er udgivet i og navnet på forlaget. En litteraturhenvisning til vores kommunikationshåndbog kan fx se således ud: Jacobsen, Susanne Nonboe; Åndahl, Ellen Bak: Skriv og bliv læst, 6. udgave, 1. oplag, Kbh., Frydenlund, 2021.
Tidsskrifter
Man kan enten henvise til et tidsskrift som helhed eller til et enkelt nummer. Henviser man til et enkelt nummer af et tidsskrift, er der tre oplysninger der skal med: tidsskriftets navn, nummerbetegnelse (årgang – hvis oplysningen findes i tidsskriftet, bind, nummer) og årstal, fx Illustreret Videnskab (nr. 15, 2020).
Artikler i bøger og tidsskrifter
Hvis man i rapporten henviser til en artikel i en bog, skal man oplyse artiklens forfatter og artiklens titel. Ydermere skal en henvisning til en artikel i en bog eller et tidsskrift indeholde en oplysning om præcist, hvor artiklen befinder sig; det vil sige to sidetal – første og sidste side.
Avisartikler
Litteraturhenvisninger i en rapport til artikler i aviser skal oplyse om forfatterens navn, artiklens navn, avisens navn og avisens dato. Man kan også vælge at tilføje, hvilken sektion artiklen er fra, sidetal og hvilken spalte.
Tekster fra internettet
Her skal man give de samme oplysninger, som når man henviser til en almindelig tekst på papir. Derudover er det naturligvis vigtigt også at oplyse adressen på hjemmesiden, så læseren nemt selv kan finde frem til den på internettet. Og meget vigtigt er også skrive, hvilken dato og klokkeslæt man har fundet teksten.
Læs også: Skriveblokering – hvad gør man ved det?
