Notat- og referatteknik – sådan skriver du det gode referat
På vores kurser møder vi en del mennesker, der ikke bryder sig om at skrive referater – simpelthen fordi de ikke ved, hvordan de skal gribe det an. Notat- og referatteknik kan være en udfordring for mange, men det behøver det ikke at være.
Måske har du prøvet at sidde til et møde, hvor ordstyreren spørger, hvem der vil skrive referat. Herefter får alle mødedeltagerne straks travlt med at kigge ned i gulvet – og ingen har lyst til at melde sig frivilligt! Men det er ikke så svært at skrive et referat, hvis man først har fået lidt baggrundsviden og nogle gode råd til notat- og referatteknik. Så lad os begynde med at slå fast, hvad et mødereferat egentlig er for noget, og hvad det kan bruges til.
Hvad er et referat egentlig?
Et mødereferat er en skriftlig redegørelse for, hvad der er sket på mødet. Det skal informere om forløbet og resultatet af mødet. Der skal skrives referater til mange forskellige slags møder, og derfor kan et referat også have forskellige funktioner. Er det fx et møde i en arbejdsgruppe, skal referatet kunne bruges som grundlag for det videre arbejde, som beslutningsgrundlag, rettesnor og instruktion. Er det fx et møde i en bestyrelse, skal alle beslutninger skrives ned af økonomiske og juridiske hensyn, og referatet skal fungere som dokumentation for udtalelser, vedtagelser og beslutninger – referatet fungerer som tjekliste.
Er det derimod et møde i en projektgruppe, skal referatet kunne bruges som en erindring til deltagere og som information til personer, der ikke har været med til mødet. Et møde i et offentligt udvalg skal også refereres på skrift; det kræver loven. Det samme gælder for møder i kommissioner, kommunalbestyrelser, regionsråd og i Folketinget.
Skal vi virkelig skrive referat, er det nødvendigt …?
Nogle gange kan man komme ud for mødedeltagere, der ikke mener, at det er nødvendigt at skrive referat fra et møde. Det kan der være flere grunde til, men en af grundene er som regel, at de ikke selv vil have rollen som referent! Og at de ikke ved nok om notat- og referatteknik.
Selvom det kan være en rolle, man ikke har lyst til at påtage sig, mener vi, at det er vigtigt at holde fast ved, at der bliver skrevet ét fælles referat fra mødet.
Alternativet er, at alle mødedeltagerne hver især skal tage notater fra mødet. Derved risikerer man imidlertid to ting, dels en manglende koncentration under mødet, fordi alle deltagerne skal notere, samtidig med at de bidrager til diskussionen, dels bliver de nedskrevne informationer subjektive og derved meget forskellige.
Referentens arbejde under mødet – notat- og referatteknik – sådan skriver du et godt referat
Vi har opstillet nogle punkter, du kan bruge som en slags tjekliste, når du skal i gang med at tage notater til et møde:
Placér dig godt. Det er vigtigt, at du sidder på et centralt sted i forhold til de andre deltagere. Det skal helst være en plads, hvorfra du kan se og høre alle deltagerne.
Hav styr på dine notater. Brug A4-papir til at notere på eller medbring din pc.
Sørg for, at du har god plads på siden. Det vil sige, at du ikke skriver en hel side tæt til. Efterlad hvide felter på siden, så du senere i mødet kan vende tilbage til de enkelte punkter og tilføje yderligere kommentarer.
Notér flittigt. Notaterne ved mødet skal være grundige og fylde langt mere end det endelige referat. Det er god notat- og referatteknik. Det er først, når du skriver selve referatet, at du har tid til at sortere i stoffet og formulere de endelige sætninger. Derfor skal du ikke tænke i konklusioner, når du tager notater til mødet. Det er bedre at have for mange notater med hjem fra et møde end for få!
Lyt, vurdér og notér. Som regel begynder man ikke at notere, så snart en af deltagerne får ordet. Referenten noterer derimod i perioder, (bortset fra hvis man skal skrive et ordret referat). Først lytter man til det, der bliver sagt, og så vurderer man, om det er så vigtigt, at det i første omgang skal skrives ned, og hvis svaret er ja, noterer man, hvad der er blevet sagt og besluttet. Det kan være svært at følge med, for som referent skal man høre udtalelserne til ende, før man kan vurdere, om de skal skrives ned. Når man så endelig kan notere, hvad der er blevet sagt, er mødedeltagerne som regel i gang med næste punkt.
Hvis det går for stærkt, så bed deltagerne om at vente et øjeblik med at diskutere videre, så du kan nå at følge med i dine notater. Det er god notat- og referatteknik.
Spørg, hvis du er i tvivl. Det er referentens fornemste rolle at spørge, hvis der er noget, hun er i tvivl om. På den måde opnår du den bedste notat- og referatteknik. Hvis du som referent er i tvivl, er der sikkert også flere af de øvrige deltagere, der er det. Mange af os går til mange møder, en gang imellem synes man måske, der er for mange møder, og at de nogle gange er spild af tid. Hvis du er referent, er din rolle at få svar på så mange spørgsmål som muligt på mødet. Jo bedre referatet er, desto nemmere er det at arbejde ud fra, og på den måde får du og dine kolleger hurtigst ført beslutningerne ud i livet bagefter.
Læs eventuelt dine notater op for deltagerne. Det kan være en god ide, at referenten til slut på mødet eller efter hvert punkt læser sine notater op. På den måde sikrer man, at alle er enige om, hvad der er besluttet på mødet. Hvis man citerer mødedeltagerne direkte, kan det også være en fordel at tjekke disse citater med de citerede, umiddelbart efter at mødet er færdigt. Det er god notat- og referatteknik.
Husk at skrive selve referatet hurtigt efter mødet, så du reelt kan huske, hvad der foregik. Det er som regel intet problem at læse sine notater hurtigt efter et møde, hvor man stadig har forløbet klart i erindringen. Venter man derimod for længe, har man mistet den umiddelbare erindring om detaljerne på mødet. Så får du ikke det optimale ud af din notat- og referatteknik.
Læs også: Skablon til referat
