Opstilling til den gode skabelon til referat
Referatet skal opstilles på en sådan måde, at det er nemt at overskue og nemt at læse. Som enhver anden tekst er det vigtigt, at der er luft på siden. Det vil sige, du skal huske at have brede marginer, når du laver dit referat.
På mange større arbejdspladser har man en skabelon, medarbejderne kan bruge, når de skal skrive referater. Her er der allerede lavet et hoved, som man blot udfylder med mødedato, klokkeslæt, sted, deltagere og referent.
Findes der ikke en skabelon til referater, må du selv lave et hoved. Det kan fx indeholde følgende punkter:
- Referat af:
- Tid og sted:
- Deltagere:
- Fraværende med afbud:
- Fraværende uden afbud:
- Referat sendt til:
- Referent:
- Dagsorden:
Hovedregler – skabelon til referat
- Begynd med at skrive, hvilket møde referatet stammer fra. Er det fx et afdelingsmøde eller en generalforsamling, og hvilket afdelingsmøde eller hvilken generalforsamling drejer det sig om?
- I begyndelsen af referatet skal der stå, hvornår mødet har fundet sted. Det vil sige dato og klokkeslæt, og det er også en god ide at skrive, hvor mødet er blevet holdt. Hvis mødet altid holdes det samme sted, kan du dog undlade at skrive dette.
- Det er vigtigt, at der står, hvem der har deltaget i mødet, både som en påmindelse til dem, der var med, og som information til dem, der læser referatet, og som måske ikke har deltaget i mødet.
- Det er også vigtigt at skrive, hvem der har meldt afbud til mødet. Dels kan disse personer ikke stå til ansvar for de beslutninger, der er taget på mødet Dels har man som referent på denne måde skriftlig dokumentation for, at de ikke var til stede.
- Har man problemer med deltagere, der tit bliver væk fra møderne uden at melde afbud, kan det være nyttigt at lave et punkt specielt til dem i skabelonen. Flere af vores kursister melder om højere mødeprocent eller i det mindste højere afbudsprocent fra de personer, der har haft deres navn stående ud for dette punkt!
- Hvem er referaterne sendt ud til? Det kan være en nyttig oplysning – især hvis referatet sendes til nogle, der ikke har deltaget i mødet, eller hvis referatet ikke altid sendes til de samme personer. Omvendt kan du vælge at udelade dette punkt, hvis referatet altid sendes til de samme personer.
- Det skal altid fremgå af en skabelon, hvem der har skrevet referatet. På den måde har modtagerne af referatet en mulighed for at stille referenten spørgsmål, hvis der er noget, de er i tvivl om.
- Endelig skal dagsordenen nævnes i begyndelsen af referatet. Den vil som regel være den samme, som den mødedeltagerne kender fra mødeindkaldelsen. Men for dem, der ikke deltager i mødet, men som læser referatet, er det en fordel, at dagsordenen står først. Samtidig fungerer dagsordenen som en disposition – en slags indholdsfortegnelse for hele referatet. Rækkefølgen af punkter i selve referatet skal være fuldstændig magen til den i dagsordenen. For overskuelighedens skyld er det en god ide at nummerere punkterne både i dagsordenen og i referatet. Hvis dagsordenen ændres under et møde, skal det fremgå af referatet, at rækkefølgen i dagsordenen er ændret.
Opstilling af referat – pas på ordet Ad, når du skiver referat
Når man skriver afsnitsoverskrifterne, som er de enkelte punkter i referatet, bruger mange skabeloner stadig en gammeldags formulering som: Ad 1. Ad betyder vedrørende. Det er et udtryk for, at man har en tilføjelse eller bemærkning til et punkt. Det er ikke – efter vores mening – nødvendigt at skrive ad i en mellemrubrik. Du kan bare skrive Punkt 1. Siden sidst eller Pkt. 1. Siden sidst eller 1. Siden sidst. Det virker mere moderne.
Læs også: Hvad skal et referat indeholde?
